Så skapar du ordning

Känslan av att hinna med det du vill - hur länge sedan kände du så?

Till att börja med, det är inte ditt fel. Vi har vant oss vid ett snabbare tempo, både på arbetet och privat. Mobiltelefoner, epost och sociala media har förändrat hur vi kommunicerar och umgås. Men när det kommer till papper, använder de flesta människor pärmar som om det var det ända sättet att få ordning på papperna.

Eftersom pärmar är så väldigt långsamma och trögarbetade, blir papper lätt liggande.Hjärnan fungerar så att den snabbt vill avsluta uppgiften. När händerna behöver så lång tid för att göra arbetet, tappar man lätt intresset, och resultatet känner vi igen som en pappersstapel.

Exempel: När man har ett papper som inte passar in i pärmregistret, blir det lätt hänt att man inte orkar ändra på registret eller plocka fram en ny pärm. Riktigt svårt blir det när man ska ha tag på ett papper; först hitta rätt pärm, sedan kolla igenom registret, för att slutligen bläddra fram rätt dokumen.

Struktur på dina villkor

Innan du sätter igång, bör du gå igenom med ditt team vilken information ni har, och hur ni vill strukturera den. Det underlättar om man från början delar in i områden.  För en mindre firma kan det t.ex. vara projekt, administration, försäljning, inköp, kurser etc. Varje område ges en färg, och man använder då flikar av den färgen för just det området. Det är viktigt att man är överens här, så blir det enklare att utbyta information senare.

Sedan är det bara att börja ornda materialet. För vissa områden kanske det finns många fastlagda sökord, för projekt t.ex. kontrakt, tidplan, inköp, partner, teknisk beskrivning etc. Materialet kan delas upp ytterligare med hjälp av ledkort. Om det saknas ett uppslagsord, är det bara att skriva ned ordet/rubriken på en etikett och fästa den på en ny mapp. Snabbt har du ett nytt sökbart begrepp.

Mapparna ställs i bokstavsordning i boxarna, med A bakom B. På så vis skymmer inte flikarna den första bokstaven. Det går blixtsnabbt att hitta igen en mapp och därmed dokumentet.

Boxarna kan du ställa som de är i skåp eller hyllor. Tillsammans med hänglister passar de in i befintliga ramar för hängmappar. Givetvis kan vi även erbjuda speciella arkivskåp. De är speciellt utvecklade för Classei. Det innebär bl.a. att lådorna är fullt utdragbara, samt att de har extra kraftiga teleskåparmar.